Protección de datos. ¿Cuándo debemos registrar fichero?

Protección de datos. ¿Cuándo debemos registrar fichero?

      Vamos a estrenar esta sección haciendo referencia a un tema que si bien sigue siendo desconocido por muchas personas, también trae muchos dolores de cabeza a otras. ¡Registrar nuestros ficheros no es tan complejo, y es gratuito! En la actualidad el mundo web no para de seguir aumentando cada día, ya que a menudo más y más personas deciden tener su pequeño rincón personal, o bien toman la decisión de que su empresa necesita pasar al plano online para seguir avanzando. Hoy en día las personas estamos conectadas a internet las 24H, ¡que se lo digan a mi teléfono LG que termina echando humo! Sea el caso que sea, si en nuestra página recogemos datos personales de terceros, estamos en la obligación de registrar nuestros ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos. El registro no es más que notificar a la agencia que estamos recogiendo esos datos, para qué fin los recogemos y los datos personales del responsable de esos ficheros. Un proceso realmente sencillo y rápido, ya que incluso puedes realizarlo a través de internet con tu DNI electrónico si dispones de él.  

– Si tienes un blog donde los usuarios pueden registrarse, facilitando su nombre y/o correo electrónico debemos registrar el fichero.

– Si no está abierto a registro web pero sí tenemos un sistema de suscripción donde recogemos sus datos y correo electrónico para enviar boletines, debemos registrar nuestro fichero de datos.

– Si disponemos de un formulario de contacto web, donde normalmente deben especificar su nombre, correo electrónico y/o teléfono de contacto, tenemos que registrar nuestro fichero de datos.

Y así podríamos seguir con una larga lista. Siempre siempre que obtengamos datos personales de otras personas a través de nuestra página web, tenemos que tener en cuenta que ese fichero debe estar registrado en la Agencia de Protección de Datos, ya que si no estaremos arriesgándonos a asumir un multa cuantiosa.

¿Cómo puedo registrar mi fichero en la Agencia de Protección de Datos?

El proceso para poder tener nuestros ficheros registrados y cumplir con la Ley de Protección de Datos es realmente sencillo, pudiéndose realizar incluso de forma telemática desde la web de la AEPD.

Si una vez dentro de la web accedemos al apartado de responsable de ficheros encontraremos entre otros, los ficheros que son objeto de registro, y mediante el formulario NOTA podremos realizar perfectamente los pasos para poder llevar a cabo esta tarea. En la parte inferior de la página nos ofrece la opción de obtener el formulario NOTA bien sea para la titularidad pública o privada. En esta parte únicamente debemos descargarnos el fichero PDF y asegurarnos de disponer mínimo la versión 7.0.8 de Adobe Reader.

En el formulario ya tenemos disponible el modelo de declaración TIPO que nos va a facilitar la tarea, teniendo sólo que rellenar los campos que nos va ofreciendo a medida que vamos avanzando.

Inicio Formulario NOTA

Una vez seleccionado el tipo de formulario, pasaremos a declarar los datos del responsable del fichero de datos, dónde podrán ejercer el derecho de oposición, acceso, rectificación y/o cancelación de los datos personales, los datos del encargado del tratamiento de los datos (aunque sólo nos ofrece una opción se puede enviar un archivo adicional en el caso de existir más responsables del tratamiento de datos).

También vamos a tener que especificar la finalidad real para la obtención de los datos, y aquí no podemos olvidar que sólo podemos recoger los datos realmente necesarios para esa finalidad, quedando fuera de lo legal la obtención de cualquier otro tipo de datos del usuario/cliente, y el origen y procedencia de los datos.

Finalidad del fichero

También nos pedirán especificar los datos especialmente protegidos que vamos a recoger, así como si vamos a usar un sistema automatizado, si se hará de modo manual y el nivel de seguridad que vamos a aplicar en cada caso.

Datos especialmente protegidos

Igualmente hay que declarar la cesión de datos que se pudiese producir si se prevee la necesidad de cesión o comunicación de datos personales, sin olvidar que la cesión o comunicación de datos debe darse dentro de los supuestos legales establecidos por la LOPD. Las transferencias internacionales también deberán ser declaradas en los siguientes apartados del formulario NOTA.

Cesión de datos

Una vez cumplimentado estos apartados, lo que nos queda es más bien la repetición de datos personales tanto del responsable del fichero como del encargado del tratamiento. Si disponemos de nuestro DNIe sólo tendremos que añadir nuestra firma digital y enviar el formulario desde el mismo botoncito final que lo permite. Si no tienes certificado digital, te recomiendo guardar el número de envío para que puedas consultar posteriormente en la web de la Agencia de Protección de Datos el estado de registro de tus ficheros.

No olvides que debes registrar todos los ficheros de los que dispongas y que es completamente obligatorio hacerlo desde el momento en que sepas que vas a recoger/obtener datos personales de terceros. El registro debe ser PREVIO a la recogida de los datos.


 

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